Excel mit KI filtern – so geht’s
Viele nutzen Excel täglich, aber nur wenige wissen, dass sie mit KI Zeit sparen können. Eine einfache Funktion macht das Filtern von Daten doppelt so schnell – ohne Formeln oder manuelles Anpassen.
Die Methode: Natürliche Sprache nutzen
Seit Microsoft 365 Copilot integriert hat, versteht Excel natürliche Sprachbefehle. Das bedeutet: Du musst keine Filter mehr manuell setzen oder komplexe Formeln schreiben. Stattdessen gibst du einfach ein, was du suchst.
Beispiel: Du hast eine Tabelle mit Kundenbestellungen. Du willst alle Bestellungen über 500 Euro sehen, die im letzten Monat getätigt wurden. Früher hättest du:
- Den Filter für den Betrag gesetzt.
- Das Datum manuell angepasst.
- Vielleicht noch eine WENN-Bedingung geschrieben.
Heute schreibst du einfach: „Zeige alle Bestellungen über 500 Euro aus dem letzten Monat.“ Excel filtert die Daten automatisch.
So formulierst du präzise
Damit die KI deine Anfrage richtig versteht, solltest du so klar wie möglich sein. Hier ein paar Tipps:
- Datum: „Letzte 30 Tage“ funktioniert besser als „letzter Monat“. „August 2024“ ist präziser als „vor kurzem“.
- Beträge: „Betrag größer 500“ ist klarer als „hohe Bestellungen“.
- Kategorien: „Status gleich abgeschlossen“ ist besser als „fertige Bestellungen“.
Je genauer du formulierst, desto besser sind die Ergebnisse. Die KI interpretiert deine Eingabe und wendet die entsprechenden Filter an.
Praktisches Beispiel
Stell dir vor, du hast eine Tabelle mit Projektzeiten. Du willst alle Projekte sehen, die länger als zwei Stunden gedauert haben und im August erfasst wurden. Statt Filter zu setzen, schreibst du einfach:
„Zeige alle Projekte mit Dauer größer 2 Stunden aus August 2024.“
Excel filtert die Daten sofort. Kein Rumprobieren, keine Fehlerquellen.
Was du beachten solltest
Die Funktion ist nicht perfekt. Manchmal versteht die KI deine Anfrage nicht richtig. In solchen Fällen hilft es, den Befehl umzuformulieren oder präziser zu werden. Hier ein paar häufige Fehler und wie du sie vermeidest:
- Zu vage: „Zeige große Bestellungen“ → Besser: „Zeige Bestellungen mit Betrag größer 1.000“.
- Unklare Zeitangaben: „Zeige letzte Verkäufe“ → Besser: „Zeige Verkäufe aus den letzten 7 Tagen“.
- Mehrdeutige Begriffe: „Zeige fertige Projekte“ → Besser: „Zeige Projekte mit Status abgeschlossen“.
Mit etwas Übung wirst du immer schneller und präziser. Die KI lernt mit der Zeit dazu, aber deine klare Formulierung bleibt der Schlüssel zum Erfolg.
Solche Praxis-Einblicke teile ich regelmäßig auf echtjetztki.at.
