Im Februar lag auf meinem Schreibtisch ein gelber Klebezettel: „Frau M. zurückrufen, Angebot.“ Er rutschte unter einen Stapel Papier. Drei Wochen später rief Frau M. nicht mich an, sondern einen Kollegen. Auftrag weg, rund 4.000 Euro, wegen eines Zettels. Das ist meine Lektion.
Ich war stolz darauf, alles selbst im Griff zu haben. Mein „System“ waren Klebezettel, ein voller Posteingang und mein Gedächtnis. Solange nichts durchrutschte, fühlte sich das nach Kontrolle an. Frau M. hat mir gezeigt, dass es keine Kontrolle war, sondern Glück. Und Glück läuft irgendwann aus.
Der Fehler war nicht der Zettel. Der Fehler war, dass mein Kopf der einzige Ort war, an dem offene Fäden lagen. Jede vergessene Wiedervorlage, jede halb beantwortete Anfrage hing an meiner Tagesform. An einem schlechten Tag verlor ich Geld, ohne es zu merken.
Also habe ich genau diesen einen Punkt abgegeben, nicht meine ganze Buchhaltung. Eine KI liest meine Mails mit und legt offene Vorgänge in eine Liste: Wer wartet auf eine Antwort, welches Angebot ist seit Tagen unbeantwortet, wo habe ich „melde mich nächste Woche“ geschrieben und es nie getan. Jeden Morgen liegt diese Liste auf dem Tisch. Nicht mein Gedächtnis entscheidet, sondern eine nüchterne Übersicht.
Seitdem ist nichts mehr durchgerutscht. Kein zweites Frau-M.-Erlebnis.
Die Lektion ist nicht „gib Admin ab, dann hast du mehr Zeit“. Sie ist konkreter: Verlasse dich bei Geld nicht auf dein Gedächtnis. Such die eine Routine, deren Vergessen dich wirklich teuer zu stehen kommt, und nimm sie als Erstes aus deinem Kopf. KI muss dafür nicht klug sein. Sie muss nur zuverlässig sein, wo du es an einem schlechten Tag nicht bist.
