Du kennst das: Das Gespräch war gut, alle nicken, und zwei Stunden später sitzt du da und versuchst aus Erinnerungsfetzen ein brauchbares Protokoll zu basteln. Die Hälfte ist weg. Die wichtige Zusage von Minute 14 sowieso.
Das muss nicht sein. Ein KI-Meeting-Assistent hört mit, transkribiert und liefert dir am Ende Zusammenfassung, To-dos und Entscheidungen. Du machst gar nichts mehr von Hand.
So richtest du es ein:
1. Tool wählen. Fathom, tl;dv oder Otter klinken sich direkt in Zoom, Teams und Google Meet ein. Für den Start reicht meist die Gratis-Stufe.
2. Bot zulassen. Beim ersten Call fragt das Tool, ob es beitreten darf. Einmal bestätigen, ab dann erscheint es automatisch zu jedem Termin im Kalender.
3. Vorlage definieren. Sag der KI, was du brauchst: Kurz-Zusammenfassung, offene Aufgaben mit Verantwortlichem, getroffene Entscheidungen. Diese Struktur bekommst du dann nach jedem Gespräch.
4. Nachbearbeiten in 60 Sekunden. Die KI trifft 90 Prozent. Den Rest korrigierst du kurz, statt 30 Minuten zu tippen.
5. Weiterleiten automatisieren. Verbinde das Tool über Zapier oder n8n mit deinem Mail-Postfach oder Notion. Das Protokoll landet dort, wo dein Team es sucht, ganz ohne Copy-Paste.
Ein ehrlicher Hinweis: Bei sensiblen Gesprächen brauchst du das Einverständnis der Teilnehmer, in der DACH-Region ist das Pflicht. Sag es einfach am Anfang an. Niemand hat ein Problem damit, wenn das Ergebnis ein sauberes Protokoll für alle ist.
Die Rechnung ist simpel: Drei Meetings die Woche, je 25 Minuten Nachbereitung gespart. Das sind über 50 Stunden im Jahr, die du zurückbekommst.
